SPOTにおける個人情報の取扱い
2026年10月24日版。株式会社MedSelfが提供する単発オンライン産業医面談と健診判定について、当社プライバシーポリシーを補足します。
取得する情報と目的
会社名、担当者の氏名・メールアドレス・電話番号（いずれも必須）、対象者の氏名、面談内容の区分、予約日時、注文・決済の識別子と金額を、本人確認、予約、面談・意見書の提供、通知、取消・返金、照会対応に利用します。会社記録と請求書払いのStripe顧客IDを関連付け、過去の申込み確認と再予約に利用します。後日請求のカード払いでは、注文専用のStripe顧客・支払方法の識別子を、その注文の精算と証跡のため管理します。
ご担当者が日時を選ぶ場合は、従業員のメールアドレスを入力しません。社員の方が日時を選ぶ場合だけ、その方が入力した会社メールアドレスを、当該面談の確認番号、予約確定、前日のお知らせに使用します。会社の確認済みドメインに限定し、営業等の別用途には利用しません。Cal.comの予約参加者には事務所の受信用情報を用い、ご担当者・社員のメールアドレスをCal.comへ送ることはありません。お客様への連絡は当社の予約サイトから行います。病名、症状の自由記述、診断書本文は予約画面に入力しないでください。必要な健康情報は、その依頼・注文の認証済み資料提出画面で提供してください。
請求書払いでは法人番号、請求書の宛名・部署・受取先メールを取得します。国税庁が公表する法人情報を当社環境に取り込み、会社名と法人番号を照合します。未入金額・受付停止・同時予約数を確認し、不正な申込みの防止に利用します。
確認番号の送信と不正利用の防止
確認番号の送信回数と入力試行回数を制限し、使い捨てメールのドメインを拒否します。お申し込みは会社のドメインのメールに限り、フリーメールは受け付けません。受付許可・停止の対象となるメール、ドメイン、法人番号と、変更理由・操作記録を、不正利用の防止と対応のため管理します。使い捨てメールと受付停止は、例外許可より優先して拒否します。
ボット判定を有効にした場合、確認番号を送信する画面でCloudflare Turnstileを使用します。ブラウザからCloudflareへIPアドレス、User-Agent等のブラウザ情報、TLS fingerprint等の接続情報、サイトキーと関連する接続元サイト情報が送られます。同社はボットの判定・不正利用防止のほか、検知性能の改善にも利用します。詳細はCloudflareのTurnstileプライバシー説明をご確認ください。
判定方式をGoogle reCAPTCHA v2へ切り替えた場合は、確認番号を送信する画面でGoogleがIPアドレス、ブラウザ情報等を処理し、セキュリティ・不正利用防止のためのCookie（_GRECAPTCHA）を使用します。表示される判定サービスは一度に1つです。Googleのサービス説明もご確認ください。
当社の検証APIから判定サービスへ渡すのは検証用トークンと認証用情報（Turnstileでは重複処理防止用の識別子を含む）です。会社名、メールアドレス、対象者氏名、面談内容は検証用の追加データに含めません。判定が無効の間は判定サービスのスクリプトを読み込みません。有効時に判定サービスが利用できない場合、確認番号の新規送信は一時的に停止します。すでに届いた確認番号の入力やログイン済みの閲覧は継続できます。
健康情報と共有範囲
医師の面談記録、所見、意見書、企業が提供する診断書等の写しは、業務に必要な範囲で取り扱います。企業担当者に提供するのは就業上の措置に関する意見書等であり、医師のみが参照する面談記録は企業向け出力に含めません。本人の同意または法令に基づく場合を除き、本人の秘密を企業を含む第三者に開示しません。要配慮個人情報をオプトアウトにより第三者提供しません。本サービスで取得した情報を当社の他事業の案内や医療機関の事業に流用しません。
外部サービスと安全管理
予約・案件の記録はMicrosoft Azure、文書はBoxで管理します。Boxのファイル名・フォルダ名は案件IDとし、IDと氏名の対応表はデータベースで管理します。文書本文には業務上必要な氏名等を含みます。匿名化された情報ではありません。
Cal.comには事務所の受信用情報、予約日時・面談種別と注文識別子を渡します。オンライン会議では会議サービスが音声・映像を取り扱い、通知メールの送信にはSendGrid等を利用し、担当者情報と予約・閲覧の案内、対象者の氏名・面談種別を含むことがあります。診断・検査値などの健康情報の本文はメールに含めません。外部サービスの保管地域と契約確認状況は法人向け資料に示します。確認できていない事項を国内保管と説明しません。
意見書の閲覧には、登録担当者のメール確認と会社・注文の照合を行います。リンクや認証情報を第三者へ転送しないでください。
保管と処理の場所
予約・案件の記録はMicrosoft Azureの日本（東日本）に保管し、システムの記録（ログ）も日本の地域に保管します。意見書・判定結果などの文書は、Box（米国の事業者）の米国の地域に保管します。会社画面・医師画面の表示と中継は、Microsoft Azureの米国（中部）の地域で処理します（保管はしません）。メール配信（SendGrid）、予約枠（Cal.com）、カード決済（Stripe）も米国の事業者のサービスです。これらの国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、必要な安全管理措置を講じています。
後払い決済会社への情報提供
マネーフォワード掛け払いを選択した場合は、会社名・法人番号・請求先住所・担当者名・部署・メール・電話番号・注文識別子・取引日・金額・支払期日を、与信審査、請求書発行、代金回収のため同社へ提供します。従業員の氏名、面談の種別、健康情報、面談記録・意見書は送りません。NP掛け払いは未接続です。
カード保存
カード番号はStripeが取り扱い、当社システムには保持しません。通常面談・社員への予約依頼・健診判定では、ご担当者の同意を得て、その注文の後日請求のためにStripeへカードを登録します。登録した支払方法は精算・取消の後に外し、別の注文での請求には使いません。至急面談でその場で支払う場合の再利用用カード保存は、Stripe画面で希望したときだけで、既定では保存しません。支払方法を外した後も、決済・返金の識別子と金額・日時等の取引記録は監査・照会対応のため残します。
健診判定の資料・判定一覧
健診判定では、ご担当者が提出した健診結果と業務に関する情報を、就業上の措置について医師が意見を作成するために利用します。資料と判定一覧を閲覧できるのは、その注文のご担当者と担当医です。同じ会社の別の担当者や別の医師には開示しません。医師だけのメモは会社向けの判定一覧に含めません。健診判定ではCal.com・Teamsに予約や健康情報を送りません。
元の資料は判定一覧の最終返却から30日後にBoxの保管領域とごみ箱から削除し、削除日時と確認結果を記録します。追加分の支払いがない場合は初回分の返却と追加受付終了の遅い方、取消の場合は取消手続きの完了を起点に同じ期間で削除します。判定一覧には氏名を含めず、社員番号または行番号を用い、返却から5年間保管します。会社はログインした注文画面から判定一覧の削除を依頼できます。削除はBoxとアプリの判定一覧に適用し、決済・送付・削除の証跡は残します。社員番号から会社が本人を照合できるため、匿名化された情報ではありません。会社が保管すべき健康診断個人票の代わりを保証するものではありません。
社員の予約用メールアドレス
予約用データの社員メールアドレスは、面談終了から30日を過ぎた後の定期処理で削除します。期限までに未予約の依頼は、依頼終了と返金確認後に予約用メールを削除します。確認番号等の短期認証情報は有効期限後に削除処理の対象とします。予約や返金の結果が確認中の間は、誤った処理を避けるため確認が終わるまで必要な記録を保持します。依頼・予約・決済・送付の証跡には社員メールを複製せず、臨床文書や請求記録とは保管の目的と期間を分けます。送信事業者が扱う宛先・送信記録等は、同事業者の契約と保管方針に従います。
保管とお問い合わせ
面談記録・意見書の保管方針は面談実施日から5年間です。期間満了時は棚卸しと企業との協議のうえ削除します。法令上の記録保存を企業に代わって保証するものではありません。決済記録は適用される帳簿保存期間に従います。自動的な完全消去を保証しません。
開示・訂正・利用停止・消去等の請求は、本人性および保存義務を確認し、委託元企業と調整して対応します。お問い合わせ：株式会社MedSelf、東京都港区新橋1-18-21 第一日比谷ビル。電話03-6403-0173（平日9:30〜12:00／13:00〜17:00）、info@kdkconslt-sngyouijm.com。